Anrufbeantworter: Immer noch Angst vorm Band


Weit verbreitet, weil eigentlich nützlich, und dennoch vielfach unbeliebt ist der Anrufbeantworter. Zu diesem Ergebnis kam eine Untersuchung des Münchner Büro-Zentrums.

Demnach hinterlassen 57% der Anrufer keine Nachricht, die Hälfte davon versucht es noch ein zweites Mal, um dann ebenfalls aufzugeben. Nur 16% sprechen ihre Nachricht bereits beim ersten Versuch verwertbar auf. Und immerhin 11% der Sprecher hinterlassen unklare, unvollständige oder fehlerhafte Nachrichten. Unterm Strich gehen bis zu zwei Drittel möglicher Geschäftskontakte verloren, wenn sich statt freundlicher Mitarbeiter nur das Band meldet.

Falls Sie häufig abwesend sind und viele Ihrer Geschäftskontakte durch anrufende Interessenten entstehen, können Sie einen Büro- oder Sekretariatsservice beauftragen, die Gespräche per Anrufweiterschaltung anzunehmen.

Überprüfen Sie aber auch den Ansagetext auf Ihrem Anrufbeantworter. Haben Sie wirklich alles getan, den Anrufer "bei der Stange" zu halten und ihn zum Aufsprechen einer Nachricht zu motivieren?

Probieren Sie es mal mit folgendem Muster:

Begrüßung: "Guten Tag, hier ist (Vor- und Nachname, Firma)."

Entgegenkommen: "Vielen Dank für Ihren Anruf. Wir sind (ich bin) zwar nicht anwesend, (sind) aber trotzdem für Sie da!"

Handlungsaufforderung: "Legen Sie nicht auf, hinterlassen Sie einfach Ihre Nachricht nach dem Signalton."

Nutzen der Handlung: "Wir rufen (ich rufe) Sie umgehend zurück."

Alternative schaffen: "Falls Sie mich (uns) persönlich sprechen wollen, erreichen Sie uns von Montag bis Freitag täglich von ... bis ..."
Wichtig: Sprechen Sie die Zeiten Ihrer Erreichbarkeit langsam, damit der Anrufer diese wichtige Information auch aufnehmen kann. Erklären Sie keine komplizierten Zeitraster und Stundenpläne, sondern planen Sie übersichtlich: Montag bis Freitag von 9-16 Uhr.

Bedanken: "Vielen Dank für Ihr Interesse und Ihre Nachricht."

Sprechen Sie freundlich und deutlich. Sprechen Sie nicht zögerlich, sondern zügig und konzentriert, aber ohne Hektik.
Und noch ein Tip: Denken Sie an die Aufnahmekapazität Ihres Gerätes. Löschen Sie nicht mehr benötigte Anrufe aus dem Digitalspeicher und achten Sie darauf, daß Ihre Kassette möglicherweise abgelaufen ist, falls Sie - um das Band zu schonen - nicht regelmäßig zurückspulen.

Sicher haben auch Sie schon aufgelegt, wenn Sie auf einen Automaten trafen. Sie erwarten das persönliche Gespräch, und nun sollen Sie Ihre Stimme und Ihr Anliegen überraschenderweise einer Maschine anvertrauen, die unbestechlich jeden Fehler und jede Unsicherheit dokumentiert.

Die folgenden Tips sollten Sie unbedingt beachten, um Zeit und Geld für erneute Anrufe zu sparen:

Seien Sie immer darauf vorbereitet, auf einen Anrufbeantworter zu treffen, vor allem, wenn Sie außerhalb üblicher Geschäftszeiten anrufen.
Prägen Sie sich folgende Struktur mit den fünf "W's" ein und nutzen Sie die Zeit des Ansagetextes, diese kurz zu rekapitulieren:

- Wer?
"Guten Tag, hier ist (Vor-/Nachname) von (Firma/Abteilung)."
- Warum?
"Ich habe eine Nachricht für ..." oder "Ich bitte um Information von ... / über ..."
- Was?
Präzisieren Sie Ihre Nachricht oder Ihren Informationswunsch.
- Wohin?
"Meine Telefonnummer ..., Faxnummer ..., Adresse ..." (Vorwahl nicht vergessen).
- Wann?
"Sie erreichen mich ..." oder "Sollte ich nicht anwesend sein, wenden Sie sich bitte an Herrn .../Frau ..."

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